Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Varence, projet développé à Bruxelles. [À valider juridiquement] Dénomination juridique exacte, forme de société et numéro d'entreprise, une fois ceux-ci constitués. Contact : contact@varence.be.

2. Données concernées

Le service, une fois en production, a vocation à traiter :

• des données de compte : nom, adresse e-mail professionnelle, entreprise ;
• des données de facturation importées par le client : numéro et montant de facture, dates d'échéance, statut de paiement ;
• des coordonnées de débiteurs professionnels associées à ces factures (raison sociale, numéro d'entreprise/TVA, contact) ;
• le contenu des dossiers confiés à Varence pour une intervention humaine, lorsque le client en fait la demande.

Le traitement de données réelles de tiers (débiteurs notamment) reste soumis à la validation juridique décrite au cahier des charges du produit avant toute généralisation ; les environnements publics de démonstration n'utilisent que des données fictives.

3. Finalités

Ces données ont vocation à être utilisées pour fournir le service (authentification, suivi des factures, préparation et suivi des relances, traitement des demandes d'intervention), et non à des fins publicitaires.

4. Base légale

[À valider juridiquement] Base légale exacte de chaque traitement au sens du RGPD (exécution du contrat, intérêt légitime, obligation légale, selon le cas).

5. Sous-traitants et hébergement

Le service utilise actuellement les prestataires suivants :

• Vercel, pour l'hébergement de l'application ;
• Supabase, pour la base de données, l'authentification et le stockage.

D'autres prestataires pourront être ajoutés à mesure du développement du service (par exemple pour l'envoi d'e-mails de relance) ; cette page sera mise à jour en conséquence. [À valider juridiquement] Localisation exacte des données et garanties contractuelles (clauses de sous-traitance RGPD) avec chaque prestataire.

6. Durée de conservation

Le produit prévoit qu'un dossier de facture fasse l'objet d'une suppression ou anonymisation programmée 24 mois après sa dernière clôture, sauf obligation légale, instruction contractuelle valable ou contentieux en cours ; ce délai est interrompu tant que le dossier reste actif, contesté ou soumis à un plan de paiement, et redémarre si le dossier est rouvert. Le client est notifié avant l'échéance et peut exporter son dossier à tout moment.

Cette politique de conservation ne dispense pas le client de son obligation légale de conserver ses propres factures et pièces comptables pendant la durée prévue par la loi belge (généralement dix ans), selon un point de départ distinct du délai interne de Varence. [À valider juridiquement] Durée exacte de conservation par catégorie de donnée (notamment les données de compte et le journal d'audit), catégories concernées par les exceptions, et délai d'effacement des sauvegardes techniques : ces points restent soumis à la validation de l'avocat et du comptable du projet avant la mise en production.

7. Droits des personnes concernées

Toute personne concernée dispose, dans les conditions prévues par le RGPD, d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de ses données. Ces droits peuvent être exercés en écrivant à contact@varence.be.

8. Cookies

Varence n'utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (maintien de la session de connexion, via Supabase) sont déposés. Ces cookies ne nécessitent pas de recueil de consentement préalable au sens de la réglementation applicable.

9. Réclamation

En cas de désaccord sur le traitement de vos données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge (APD).